Módulo 2

Acta de constitución del proyecto

Por Lorena Galindo y Javier Díaz


1. Identificación

Gran concierto para las fiestas patronales
Con el objetivo de organizar, ejecutar y controlar un gran concierto y las fiestas patronales del municipio.


2. Descripción

Lorena y Javier llevarán a cabo las fiestas patronales. Vamos a planificar el concierto y las fiestas juntos y a la hora de la ejecución, Javier se encargará de la supervisión y control del gran concierto, mientras que Lorena lo hará del resto de eventos de las fiestas.


3. Justificación

Es tradición en España que todo municipio tenga sus fiestas patronales y que dentro de éstas haya eventos especiales, por lo que tenemos que organizarlas y preparar ese gran evento para disfrute de los vecinos.


4. Objetivo

Como es lógico, el objetivo principal en este caso es que se desarrollen todos los que están programados de la forma más fiel y eficiente a como los hemos programado.


5. Alcance

Los eventos que vamos a desarrollar son los siguientes:
• Gran concierto con una estrella internacional
• Feria en el Recinto Ferial
• Fuegos artificiales
• Pregón de las fiestas patronales


6. Recursos

Podemos contar con los siguiente recursos y equipo humano:
• Presupuesto de 620.000€
• Nuestros compañeros de grupo municipal para control en la ejecución
• Disponibilidad de seis técnicos municipales que nos van a apoyar en planificación, administración, seguridad, montaje, sonido y legal
• El gran pabellón municipal para el concierto
• La plaza del Ayuntamiento para el pregón
• El Recinto Ferial para la feria
• Un descampado en las afueras para los fuegos
• Equipos de sonido en inventario municipal
• Materiales para los montajes en el inventario municipal
• Servicios de limpieza municipales para la feria, el pregón y el concierto


7. Costes

La estructura de costes aproximada del proyecto, partiendo de un presupuesto de 620.000€, será la siguiente:
• 30.000€ Pirotecnia
• 20.000€ Agua
• 50.000€ Electricidad
• 20.000€ Luces
• 150.000€ artistas
• 30.000€ reforzar seguridad
• 150.000€ subcontratar servicios externos
• 50.000€ Acondicionar el pueblo
• 50.000€ Gastos imprevistos
Finalmente, esperamos conservar un remanente de 70.000€ para afrontar posibles reclamaciones y desperfectos. Lo que sobre será para el bien de las arcas municipales.


8. Tiempo

Puesto que estamos en diciembre de 2018 y las fiestas son en junio de 2019, el proyecto se va a componer de dos fases:
• Fase de planificación de seis meses. Se puede adelantar la planificación, pero no la ejecución.
• Llegadas las fechas, comienza la fase de ejecución que tendrá una duración de dos semanas.
Finalizadas estas dos fases, procederemos a cerrar el proyecto. Para ello buscaremos un feedback, cerraremos los trámites administrativos pertinentes y atenderemos las posibles reclamaciones y desperfectos.


9. Especificaciones técnicas

Para el concierto:
• Lugar – Un pabellón con capacidad para 50.000 personas. Tenemos el gran pabellón municipal.
• Escenario – Según criterio del técnico de montaje, a priori nos asegura que no habrá problema. El equipo del artista llevará su propio escenario.
• Entradas – La entrada va a costar cinco euros
• Accesos – Siguiendo la normativa de seguridad, nuestro técnico va a diseñar un plan con la policía local y la empresa que vamos a subcontratar para que apoye en tareas de seguridad y control.
• Luces – Las que aporta el pabellón y las que tenemos en inventario. El equipo del artista llevará su propio escenario.
• Sonido – El equipo del artista llevará su propio sonido, que estará compenetrado con nuestro técnico de sonido y los equipos disponibles.
• Gradas – Las que tiene nuestro pabellón
• Baños – Los que tiene el propio pabellón y unos portátiles extra que subcontrataremos
• Cantina – Vamos a conceder la explotación a una empresa que dé el servicio y ayude a pagar los altos costes del concierto
• Personal de seguridad – Parte de la policía local, un operativo de la policía nacional y apoyo subcontratado de una empresa de seguridad
• Personal de montaje – El montaje del escenario lo pone el equipo del artista. El montaje de todo lo demás correrá a cuenta del ayuntamiento a través de una empresa subcontratada.
• Personal de sonido – El equipo del artista con apoyo y supervisión de nuestro técnico de sonido.
• Personal de servicios – Los servicios de cantina los llevará una empresa que tendrá la explotación de ésta y el resto de servicios serán subcontratados.

Para el pregón:
• Lugar – Se hará en la plaza del Ayuntamiento
• Seguridad – Se encargará la policía local
• Montaje – Sonido y un pequeño escenario. Lo llevarán operarios municipales.
• Ponente – Está apalabrado con un vecino del pueblo que es un deportista de reconocido prestigio internacional
• Pirotecnia – Contrataremos a un experto que la suministre y la prepare. Será una pequeña muestra por no perder la tradición.

Para la feria:
• Lugar – Como todos los años se realizará en el Recinto Ferial
• Agua – Será suministrada por el municipio y prevista en presupuesto
• Electricidad – Será suministrada por el municipio y prevista en presupuesto
• Seguridad – Policía local y policía nacional
• Técnicos municipales – Un técnico para asegurarse de que todo lo montado cumple con especificaciones y otro para revisar y llevar a cabo las licencias a los feriantes
• Ambulancia – Durante las doce horas diarias de mayor bullicio tendremos una uvi móvil preparada

Para los fuegos artificiales:
• Lugar – Un descampado a las afueras del pueblo
• Especialistas – Uno de nuestros técnicos acompañará al proveedor del material pirotécnico un experto que lo planifique y ejecute.
• Seguridad – Será llevada a cabo por la policía local, que acordonará el descampado. Previamente se llevarán tareas de desbrozado en las inmediaciones para evitar riesgo de incendios.
• Pirotecnia – Contrataremos a un experto que la suministre y la prepare


10. Limitaciones

Tenemos un presupuesto de 620.000€ que en principio no vamos a superar.
Tenemos adversarios políticos con un conflicto de interés. No vamos a llevar a cabo ningún plan que sea polémico ni vamos a necesitar un presupuesto extra, por lo que les va a ser muy complicado vetar el proyecto o poner dificultades.
Hay funcionarios municipales con un potencial conflicto de interés por diversos motivos: unos tienen lazos con otros partidos políticos y fueron contratados a dedo por su administración; otros pueden utilizar estas fechas para hacer presión sindical. Estamos preparados pues todo va a cumplir la legalidad y vamos a subcontratar suficiente personal de apoyo como para que no se tengan que preocupar.
Donde hay fiesta y aglomeraciones le sigue el alcohol, las drogas y las peleas. Somos conscientes de ello y para nosotros es una gran preocupación, por lo que diseñaremos un dispositivo de seguridad que esté a la altura de las exigencias. Y contrataremos a alguna empresa de apoyo si en la planificación lo estimamos necesario.
En las fechas del año en las que solemos hacer la feria es bastante probable que se produzcan lluvias. Es algo sobre lo que no tenemos control, pero que podemos planificar alrededor de ello. Por ejemplo, el gran concierto lo montaremos en nuestro gran pabellón precisamente para evitar que la lluvia lo estropee, como ha sucedido otros años. En cambio, si llueve con mucha fuerza está claro que el pregón, los fuegos artificiales o la feria se van a resentir.
Algún evento deportivo a nivel mundial que se desarrolle en la misma fecha puede disminuir la afluencia de gente, pero no es algo sobre lo que tengamos control. Las fechas son las que son por la tradición.


11. Interesados

Entre los interesados por el desarrollo de este proyecto, podemos encontrar los siguientes grupos de stakeholders:
• El pueblo
• El equipo de gobierno
• La oposición
• Las empresas de servicios
• Los proveedores
• Los trabajadores del ayuntamiento
• Los artistas
• Los medios de comunicación comarcales
• Las fuerzas de seguridad


12. Organización del proyecto

Fase de planificación:
• Lorena y Javier – se van a encargar de la búsqueda de proveedores y artistas y la negociación con éstos. Igualmente, van a supervisar a los técnicos y trabajadores municipales y colaboradores, a los que van a delegar las siguientes tareas:
• Técnico A – Trámites administrativos de apertura y contratación de seguros
• Técnico B – Permisos municipales a feriantes
• Técnico C – Seguridad y pirotecnia
• Técnico D y E – Montaje y sonido
• Técnico F – Legal

Fase de ejecución:
• Javier – Concierto
• Lorena – Feria, pregón y fuegos artificiales
• Técnico C – Supervisión pirotecnia
• Técnico D y E – Supervisión montajes, sonido y seguridad
• Técnico F – Asesoramiento legal telefónico

Fase de cierre:
• Javier y Lorena  - Supervisión y control de calidad
• Técnico A – Cierre administrativo
• Técnico F – Atender posibles reclamaciones


13. Riesgos iniciales

Entre la lista de riesgos que vamos a correr durante el proyecto, podemos identificar:
• Dificultades en la negociación
• Lluvias
• Alcohol, drogas y peleas
• Urgencias médicas
• Problemas en el suministro en momentos clave
• Atasco en el control de aforos
• Atascos de tráfico
• Costes extraordinarios
• Reclamaciones


14. Requisitos de aprobación del proyecto

Más allá de la ejecución del proyecto, nos vamos a poner las siguientes metas medibles:
• Más de 50.000 asistentes a la feria
• Más de 15.000 asistentes al concierto
• Más de 300 asistentes al pregón
• Menos de 20.000€ en reclamaciones
• Ausencia de heridos
• Cinco artículos en prensa


15. Nombramiento de los responsables

Los responsables de cada área o fase del proyecto serán los siguientes:
• Fase de planificación – Javier y Lorena
• Concierto – Javier
• Feria – Lorena
• Pregón – Lorena
• Fuegos artificiales – Lorena
• Administración – Técnico A
• Permisos – Técnico B
• Legal – Técnico F
• Seguridad – Técnico C
• Pirotecnia – Técnico C
• Sonido – Técnico D
• Montaje – Técnico E