Módulo 4

Informe final de cierre del proyecto

Por Javier Díaz y Lorena Galindo

Datos básicos del proyecto
Informe del proyecto de las Fiestas Populares de 2019
Los jefes del proyecto hemos sido Lorena Galindo y Javier Díaz
Ayuntamiento de Coimbra (ficticio)

Alcance del proyecto
Finalmente se desarrollaron los acontecimientos tal como estaban previstos.
La feria tuvo una asistencia de 300.000 personas a lo largo de las dos semanas
El concierto completó el aforo y no tuvimos que lamentar incidentes graves. Una vez completado el aforo, lamentablemente tuvimos que impedir la entrada al resto de los asistentes.
El pregón y los fuegos artificiales se desarrollaron con absoluta normalidad.
Fue necesario contratar servicios extra de seguridad mientras finalizábamos la planificación porque estábamos preocupados con que ésta se quedara corta.

Actividades del proyecto
Todas las ejecuciones previstas han sido realizadas y actualmente estamos en un proceso de cierre administrativo del proyecto, atención de posibles reclamaciones y estudiando el desarrollo de éste para aprender del feedback.

Costes
Finalmente los costes del proyecto han sido de 571.000€:
• 27.000€ Pirotecnia
• 12.000€ Agua
• 76.000€ Electricidad
• 29.000€ Luces
• 161.000€ artistas
• 30.000€ reforzar seguridad
• 175.000€ subcontratar servicios externos
• 46.000€ Acondicionar el pueblo
• 15.000€ Gastos imprevistos
Por lo tanto, el remanente de las partidas presupuestarias ha sido de 49.000€

Recursos humanos
Se ha desarrollado todo según lo previsto. Los directores del proyecto han llevado un control diligente sobre las tareas con un sistema de checks y usando la disponibilidad de sus compañeros en el grupo local para hacer tareas de control.
Todos los técnicos han cumplido con su trabajo con las especificaciones planeadas y estamos muy satisfechos con su labor.
Respecto a las subcontratas, tuvimos que cambiar el plan y cambiar durante la planificación la que nos ofrecía servicios de seguridad, pues aunque el precio era más bajo, no nos convencían las pocas garantías que nos daban. Preferimos a una empresa con más marca y más experiencia para una tarea tan crítica. Lo último que queríamos era un escándalo por un fallo de seguridad. Teníamos muy claro que nuestros asistentes son lo primero.
Todas las subcontratas han efectuado correctamente los trabajos pactados.
Los servicios de limpieza municipales también han colaborado en tiempo y forma.

Riesgos
No teníamos previsto completar el aforo del gran pabellón y por eso tuvo que quedar gente sin poder entrar. Entendemos que la satisfacción de los que entraron es la insatisfacción de los que se quedaron sin entrar.
Hubo unas pequeñas lloviznas que no llegaron a evitar que la gente saliera y disfrutara de la feria.
Tuvimos colapso en el trasporte por falta de aparcamientos, lo que hizo que el tráfico fuera muy poco fluido y tenso. Hubo gente que tuvo que esperar mucho rato para usar el transporte público o para poder llegar, aparcar y disfrutar de las fiestas.
Hubo dos peleas entre personas ebrias, en las que no hubo que lamentar heridos graves. Fueron paradas por la policía local.
Hubo una persona que tuvo que ser trasladada al hospital por una intoxicación etílica, pero teníamos una ambulancia preparada para este tipo de escenarios, por lo que no llegó a mayores.

Adquisiciones
Por un lado, tuvimos que comprar todo tipo de consumibles y repuestos, como bombillas o bolsas de basura. Hemos repuesto el stock.
Hemos comprado las luces navideñas que había que reponer y las hemos inventariado para futuras fiestas patronales.
Compramos material pirotécnico para el pregón y los fuegos artificiales, y éste ha sido completamente consumido.
Puesto que los bares y cantinas han sido todos a cargo de feriantes o empresas a las que se les ha permitido la explotación, no hemos tenido que comprar comida ni bebidas.

Acciones correctivas
Tal como hablamos fue necesario, a nuestro criterio, cambiar la empresa de seguridad por otra que nos ofreciera mayores garantías.
Al acabar el aforo del gran pabellón, tuvimos que modificar in situ el plan de entrada para no crear problemas de seguridad entre los asistentes.
A parte de estos dos detalles, el resto de fases del proyecto se ejecutaron según lo previsto.


Lecciones aprendidas

• No subestimar la afluencia del público. Si la oferta es muy buena y el coste para éste es muy bajo, tu plan de seguridad y de aforo puede desbordarse. 
• Estar seguros de las personas a las que se les atribuyen las responsabilidades, por perfil, conocimientos y evitando conflictos de interés. 
• Tener en cuenta la climatología para que ésta no arruine el plan. Obviamente, no podemos saber si va a llover en una fecha en concreto de dentro de varias veces, pero sí puedes conocer la probabilidad de que suceda para elaborar un plan que se adapte a ello. 
• No escatimar en seguridad. Es el punto más crítico del evento. Un mal incidente puede arruinar una fiesta mágica. Nuestros asistentes son lo primero. Queremos que se hable de este proyecto para bien. 
• Apoyarnos en nuestro equipo para supervisar las tareas. Ellos van a estar ahí y nos pueden mantener informados de cómo se está desarrollando todo o de si hay algo que les parece que no se está haciendo bien. De dos directores de proyecto tenemos muchos más ojos y oídos. 
• En materia presupuestaria sugerimos que siempre se deje un colchón para gastos imprevistos. Nunca sabes cuándo vas a tener que hacer un desembolso crítico y no planificado y tienes que estar preparado para ello. 
• Tener en cuenta que hay personas en la oposición que van a querer que fracases. A peor para el resto, mejor para ellos. Tengamos una estrategia fuerte para no darles pie a hacer daño al proyecto. 
• La planificación hecha con tiempo y diligencia es más efectiva y rentable.